企业国际工程总承包项目外事管理实践
企业国际工程总承包项目外事管理实践
张严 中石化洛阳工程有限公司
摘要：本文结合企业国际工程总承包项目外事管理方面的实践，对新形势下国际工程总承包项目外事管理遇到的问题和存在的难点进行了分析，并对相关问题提出了解决措施，更好地服务于企业国际工程总承包业务的发展。
关键词：国际工程；总承包项目；外事管理；问题；措施
0 引言
中国国际地位的日益提高，为工程公司进入国际市场提供了良好的外部环境。随着国际型工程公司日益扩大的国内外业务需求，工程总承包项目也越来越多，大型总承包项目现场就是一个大型社区，从项目一线建设到后勤保障，管理工作事无巨细，而其中的外事管理和服务工作任务举足轻重，事关重大。“外事无小事”，当前形势下的外事管理工作范围已由境内延伸到境外，外事管理工作从传统的单纯办理外事手续转变为“大外事”的管理。这些都为新形势下的外事管理提出了新的要求，也促使国际工程公司的外事管理工作思想观念及管理方法上的适应和转变。新形势下如何满足国际工程总承包项目日益扩大的海外业务需求，如何保障海外生产经营顺利开展，对传统外事管理工作提出了新的挑战。
1 国际工程总承包项目外事管理存在的主要问题和困难
1.1 项目管理人员经验不足，外事管理不到位
在境外工程总承包项目执行过程中，存在项目管理人员甚至管理层对国家和内外部的外事管理政策和规定不了解、不理解、不执行、认识不到位的现象。单纯的认为外事管理与一般的内部管理工作一样，仅仅是办办手续，做做日常管理。由于境外总承包项目执行的环境复杂，管理经验不足，管理不到位，把在国内一些不正确的做法带到了国外，导致出现了这样那样的问题，有的问题还是相当严重的，甚至给工程公司和中国国家形象造成一定影响。
1.2 专业外事管理人员配置不够
国际工程总承包项目的执行，是一项牵涉甚广的浩大工程，高峰期所需的项目执行人员成千上万。如何做好众多人员的安全派出工作，确保项目执行的有序顺利进行，对项目外事管理工作提出了非常大的挑战。有的项目没有配备专业外事人员，甚至由项目其他部门人员兼任，这些都对总承包项目外事管理工作的可持续发展带来不利影响。
另一方面外事管理国际化人才短缺，仍然缺乏懂业务、懂外语、善经营、通晓国际规则的复合型国际化人才。
1.3 出国动迁计划性不强
一方面是项目执行过程中一些不确定、不可控因素导致；另一方面也暴露出出国动迁时计划性不强，项目前期策划未做好工作计划和安排。
由此造成的后果，体现在总承包项目人员动迁过程中，主要矛盾集中在项目动迁需求对外事工作流程和对使馆快速出签要求的不匹配。一是项目的要求越来越高，高峰期对人力动迁的要求更加高，而有些国家使馆签证所需办理时间硬性要求高，留给外事工作人员办理的时间较短；二是执行项目过程中需要内部多部门协调，人员出行量巨大，任务繁重，这也是影响团组成行率的主要因素。
1.4 应对当地政府检查与履行社会责任经验不足
国际工程总承包项目执行过程中，项目现场在应对当地政府例行和非例行检查时，需要耗费大量时间和精力，如当地海关、检察院、卫生局、劳动就业局、劳动监察局、税务局、移民局等等，同时，当地政府还可能在当地失业人员就业培训、工作安排、社会捐助等方面提出要求。针对各个国家项目现场情况各不相同。这些需要耗费工程公司管理人员较多精力，对项目实施也具有非常大的冲击。
1.5 境外公共安全管理工作挑战重大
国际政治形势复杂动荡，全球恐怖袭击、绑架劫持、暴力抢劫等公共安全事件多发，传统与非传统安全挑战叠加。国际工程总承包项目执行在迎接机遇的同时也面临局势的新风险。
从国际化经营的现状来看，也有一些亟待解决的问题。一是虽然境外业务发展步伐很快，但发展质量还有待提高，国际化经营管理水平还有待提升，体制机制还有待进一步完善。二是中国工程总承包项目人员大多分布在中东、非洲、南美、中亚等政局不稳、社会动荡、武装冲突和社会治安及自然条件较差的国家或地区，境外公共安全风险大。
2 国际工程总承包项目外事管理问题的应对措施
2.1 完善境外项目外事管理体系，加强政策法规的宣传力度
一方面，进一步强化项目外事管理归口管理职能的要求，积极组织协调各个管理部门职责，做好岗位职责归口整理工作，进一步明确外事管理职责，为外事部门履职提供有力的组织和人员保障。
另一方面，及时修订各项外事管理规定和制度，并针对国际工程总承包项目的特点制定符合项目实际的管理制度和要求。编写发布因公出国（境）管理规定和管理细则等相关制度文件，严格贯彻落实国家对外政策法规，为进一步规范项目因公出国（境）任务管理提供合法保障。
在完善外事管理体系的基础上，加强相关政策法规的宣传力度，使境外总承包项目人员深入了解并理解相关管理规定，适当加大对政策规定的宣传和普及力度，增强境外项目人员对外事管理相关政策和规定的了解，增进理解和支持，为保障项目顺利执行创造条件。
2.2 加快外事队伍建设，关注外事人才成长
随着国际工程公司海外执行项目逐步增加，培养和保有一支合格的外事人才队伍显得尤为重要，这对企业外事工作和人才队伍建设提出更高要求。培养出既懂外事工作，又熟悉项目专业技术的复合型人才是提高外事管理水平的根本保障和工作目标。
不断加强人才队伍建设，对新加入的同志，通过培训与传帮带，使他们尽快适应新的工作环境和工作流程，加强对项目外事管理人员政策法规、流程规范等全方位业务学习和培训，努力提高外事人员的综合素质，不断强化服务意识和大局意识，使其在实践中锻炼成长，满足境外项目外事管理工作的需要。
2.3 加强计划性，做好项目动迁策划，提高成行率
总承包项目进度计划管理人员需要针对项目各类情况提前开展动迁策划，严密安排，确保人员派出的必要性和及时性。
项目外事管理部门和人员应围绕境外总承包项目各实施阶段工作重点制订管理规划，通过了解项目动态，分析人员阶段性出访规律，制订关键岗位人员中长期出国（境）计划，加强与主管部门协调并加大与使领馆的沟通力度，尽量实现多次任务一次性审批及办理多次签证，不仅能有效提高项目运作的时效性，还能节省大量人力和物力。例如，每月按期通知项目各部门上报出国人员计划，加强核实、做好初步审核工作，从源头把握好派出人员的计划性及必要性，从而提高后期的人员成行率。提醒各部门经理在后期上报出国计划时多加注意，定期通报项目各部门成行率。
境外总承包项目的开展，对外事管理工作的要求越来越高，要及时、顺利地完成项目人员出国动迁任务，必须超前规划、提前准备，做好外事管理数据更新、定期预警即将到期人员名单信息，及时发现问题，查缺补漏，提高应对意识。
2.4 加强境外项目外事管理工作流程规范化和精细化
境外项目外事管理工作需要建立常态化、规范化，保持工作步骤、工作环节的顺畅，项目外事机构健全，岗位人员各司其职，协同合作，才能保证项目出国人员平安、顺利出行。
作为一线外事工作者要了解外事工作记录的重要性，便于日后的追溯及查询。如做好项目人员出入境信息登记，记录人员出入境信息、路线、保险投撤、证照有效期、邀请函、机票、费用分解、联系方式、现场停留时间等，迅速筛查境外人员数量及信息、当月出入境变动人员信息。这些基础工作不仅为日常外事工作提供便利，更为后期行政、人事、财务等核算考勤、境外补贴、出差报销等提供便利依据。这些数据信息的整理将在日常外事管理工作中发挥重要作用。
2.5 加强对境外项目的外事服务，全面配合海外项目实施
外事管理部门要认真处理好管理与服务的关系。一方面进一步完善制度，规范管理，确保出国人员遵守外事纪律；另一方面尽量简化内部审批程序，缩短流程，提高办事效率，使出访计划按时成行，满足项目生产经营的需要。同时建立和完善企业境外公共安全管理体系及规章制度。通过强化管理，创新服务，为全面完成境外项目生产经营提供有力支持和保障。
2.6 加强境外项目现场的外事管理工作
项目现场的外事管理工作，更要投入大量精力。为了满足项目人力需求，项目现场外事工作要积极进行劳务配额申报。与此同时，针对境外总包项目施工高峰的实际情况，提前启动增加劳务配额申报工作，通过与当地政府、外交部、经济部等政府部门积极沟通，为项目执行争取有利条件。
在劳务许可审批方面，进一步提高申请材料的时效性、准确性和完备性，不断优化部门分工与工作流程，积极推进当地劳动管理部门、中介服务机构的协调与配合，更好地完成劳务许可审批工作。
项目现场外事人员要积极主动与当地劳动局、移民局沟通协调，争取在现场续办签证、新办劳务许可和劳务签证的机会，为项目的顺利进行提供基本的人力保证。
2.7 推进外事管理信息化建设，提高外事管理与服务水平
强化外事管理工作信息化建设可以降本增效，提高效率。在境外工程总承包项目外事管理过程中，逐步研究改变传统工作方法，利用信息化优势，快速提升工作质量和效率。搭建外事管理信息化平台，开发移动客户端和在线审批功能，逐步开展使用人员培训。这些将极大的提高项目外事管理水平。
出国（境）人员安全和在外动态始终是企业各级领导关心的问题，也对外事人员做好管理和提供服务提出了新的要求。随着国际业务的增多，出国团组和人员将会进一步增加，考虑到国际局势和派往地区安全形势的不确定性，公共安全风险进一步加大，项目外事管理更要积极发挥信息化作用，策划建立出国人员动态管理系统，适时了解出国人员的动态。在信息化管理部门的技术支持下，开发出国动态管理平台十分必要，将适时、直观显示项目出国人员的相关信息，方便管理人员适时了解出国人员数量、前往的国家信息等，利于外事人员及时梳理在外人员情况，合理安排项目人员护照管理、签证管理、保险投保等手续，同时对于应对突发事件提供可以提供适时信息支持，确保出国（境）人员在外安全。
2.8 国际工程总承包项目要更加注重履行社会责任和树立形象
企业跨国经营必然面临来自资源国政府、社区关系等多种错综复杂公共关系的影响。境外项目现场的外事管理，也要加强外派队伍和人员管理，树立和维护企业形象，才能获得业主的信任和好评，塑造中国公司在当地的品牌。
在外企业不仅注重提高专业管理水平，还要注重企业境外形象。为所在国和当地社会经济发展、扩大就业、改善民生、保护环境、培养人才等方面做出积极贡献，积极参与当地社区经济、文化、教育建设，创造就业机会，主动捐助资金，帮助当地社会改进文化教育设施等，主动承担社会责任，打造软实力。同时，在项目所在地适当宣传为当地社会所做的贡献，所承担的社会责任，树立企业在国外的良好形象。这些都将为境外项目的顺利实施提供正能量。
同时，对于当地政府提出的要求，也要按照有利于项目运作、量力而行的原则，适度地给予回应和支持。
2.9 抓好境外公共安全工作，确保境外项目安全顺利实施
人是最宝贵的财富，项目执行和发展应以人的安全为前提，把确保境外员工安全作为一切工作的前提，承揽境外项目必须以安全可控为前提。当前境外公共安全的管理要求日益严峻，在外事管理工作中需要通过思想观念及管理方法上的适应和转变，不断提高外事管理与服务水平。
在实际管理中，要健全管理体系，强化派出单位境外公共安全管理的主体责任，“谁派出、谁负责”。突出境外公共安全重在预防，“防患于未然”是境外公共安全管理工作的关键所在。加强项目和机构境外公共安全风险评估，密切关注形势变化，重视正在执行项目的动态风险评估，提前做好预警。还要加强安全培训，提高全员境外公共安全意识和防范能力，不断提升境外安全防范水平，进一步强化HSSE工作。
在具体操作上，加强项目境外公共安全培训，学习必要的紧急医疗救援方式，就逃生技能、战术手势、野外生存、风险规避、防止人身伤害、轻武器知识、夜行安全等进行具体培训和实操演练。通过培训，使境外项目人员进一步增强境外公共安全意识，掌握风险规避、自救互救的技巧，提高自我安全保护能力，为有效防范境外突发事件危害、保障境外人员和财产安全奠定良好基础。
另外，境外项目现场还要采取有效措施做好员工身心健康管理。除了做好必要的健康检查，还要对驻外员工进行心理健康指导，有效调节驻外员工的身心健康。
3 结语
在国际工程总承包项目执行过程中，应该认识到外事管理工作的重要性，才能保证境外项目工作的有效开展。外事管理工作要在实践中积累经验，采取多种措施，有效提高项目执行效率，为国际工程公司的境外业务经营和发展提供有力支持。
